Privacy Statement SPF Beheer

SPF Beheer vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Wij behandelen uw gegevens daarom vertrouwelijk en houden ons aan de bepalingen zoals gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Dit betekent dat uw persoonsgegevens door ons met veel aandacht en nauwkeurig worden verwerkt. Uw gegevens gebruiken wij slechts voor vastgestelde, uitdrukkelijk omschreven en toegestane doeleinden.

Wat zijn persoonsgegevens en wat verstaan wij onder verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die tot een bepaalde persoon zijn te herleiden. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon en elk ander gegeven dat is gekoppeld of kan worden gekoppeld aan een persoon. Bijvoorbeeld iemands adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum en inlogcodes.

Onder de verwerking van persoonsgegevens verstaan wij alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. Voorbeelden hiervan zijn: verzamelen, ordenen en opslaan. Maar ook afschermen, wissen en vernietigen vallen onder die handelingen.

Wie is SPF Beheer?

Onder SPF Beheer wordt verstaan SPF Beheer B.V., gevestigd op de Arthur van Schendelstraat 850, 3511 ML Utrecht.

SPF Beheer verzorgt de advisering en uitvoering van pensioenen, vermogensbeheer en verschillende aanvullende regelingen voor haar klanten. Deze privacyverklaring richt zich op de werkzaamheden die we namens de pensioenfondsen uitvoeren.

Onze rol bij de verwerking van uw gegevens

Als uitvoerder van onder andere de Stichting Spoorwegpensioenfonds als Stichting Pensioenfonds Openbaar Vervoer (SPOV) verzorgen wij de pensioenadministratie. Ook verzorgen wij de arbeidsongeschiktheidsadministratie van Veherex. In deze rollen treden wij op als verwerker. In deze verklaring lichten wij toe wie uw gegevens verwerken, welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we deze verwerken en wat we doen om uw privacy te beschermen.

Welke gegevens verwerken wij?

Bij aanmelding tot een pensioenfonds is het noodzakelijk om contactgegevens (o.a. NAW) en pensioengegevens (o.a. geboortedatum, geslacht, gegevens van uw partner, fonds en regeling) te verzamelen. Wanneer u gebruik wilt maken van aanvullende diensten, zoals het afsluiten van een verzekering waarbij wij als tussenpersoon/bemiddelaar optreden, is het mogelijk dat we dezelfde gegevens van u moeten opvragen. 

Voor het beheer van de arbeidsongeschiktheidsadministratie registreren wij de persoonsgegevens die wij ontvangen van het UWV. Contactgegevens (o.a. NAW), polis gegevens (o.a. geboortedatum, geslacht, werkgever, polisnummer, claim) en Burgerservicenummer (BSN). Wij verwerken alleen het BSN indien wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Binnen Veherex zullen wij nooit medische gegevens ontvangen en/of opslaan. Dit wordt gedaan door de bedrijfsarts.

Voor welke doelen verwerken wij uw gegevens?

Als u informatie aanvraagt via onze website, een dienst aanvraagt of telefonisch contact met ons opneemt, dan registreren wij persoonsgegevens van u. SPF Beheer verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doelen:  

  • om contact met u te kunnen opnemen;
  • om u informatie te sturen;
  • om fysieke afspraken met u te maken;
  • voor de uitvoering van uw pensioenregeling;
  • voor het aanbieden van verzekeringsovereenkomsten;
  • om betalingen te doen, vorderingen te innen en het in handen stellen van derden daarvan;
  • om geschillen, vragen of (fraude)onderzoeken (waaronder juridische procedures) te behandelen;
  • om wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen. 

Wat leggen wij nog meer vast?

Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn voorbeelden van contactmomenten die we registreren:

  • brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
  • telefoongesprekken;
  • chats.
Wilt u geen informatie, reclame of andere boodschappen ontvangen van SPF Beheer? Dan kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking van persoonsgegevens door of in opdracht van SPF Beheer. Meer informatie daarover vindt u in het onderstaande hoofdstuk: ‘Uw privacy rechten’. 

Tot slot is SPF Beheer in sommige gevallen verplicht om uw identiteit vast te stellen. Dit geldt bijvoorbeeld als u gebruik wilt maken van specifieke rechten, zoals het recht op inzage in uw gegevens. Verder geldt dit indien u telefonisch vragen hebt en/of klachten heeft. In dat kader kan SPF Beheer u vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs te verstrekken.

Wat zijn de rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens?

SPF Beheer hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

A. Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden wij een overeenkomst kunnen sluiten.
Voordat wij een overeenkomst sluiten, zijn wij verplicht om bepaalde gegevens te verwerken. Dit om te beoordelen of en onder welke voorwaarden de overeenkomst kan worden gesloten.

B. Om uw pensioenregeling te kunnen uitvoeren.
Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, verwerken wij uw persoonsgegevens administratief en boekhoudkundig. 

C. Om de wet na te kunnen leven. 
SPF Beheer is vanwege wettelijke bepalingen verplicht om een aantal gegevens van u te verwerken o.a. in het kader van:
  • antiwitwaswetgeving;
  • boekhoudkundige verwerking;
  • de verplichting om rechtmatige vragen van de toezichthouders, waaronder De Nederlandsche Bank, de  Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens te beantwoorden;
  • fiscale verplichtingen;
  • verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- of regelgeving.
D. SPF Beheer beschikt over een aantal gerechtvaardigde belangen.
SPF Beheer heeft een aantal belangen die noodzakelijk zijn om als bedrijf te kunnen functioneren. Dit noemen wij gerechtvaardigde belangen. Bij deze gerechtvaardigde belangen verwerkt SPF Beheer alleen de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om het betreffende doel te bereiken. 
Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt met als doel:
  • om klachten en geschillen op te lossen;
  • verbeteren van de bedrijfsbeveiliging.

Soms delen wij uw gegevens

Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Dit heeft echter nooit een ander doel dan de uitvoering van de pensioenovereenkomst- en administratie. Wij verkopen uw gegevens dus nooit. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

  •         pensioenfondsen, bij vragen en/of klachten;
  •         de bank;
  •         juridische dienstverleners;
  •         incassobureaus en deurwaarders;
  •         advocaten en gerechtelijke instanties;
  •         bedrijfsarts;
  •         opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), toezichthouders;
  •         uitbestedingspartijen (bijv. ICT);
  •         bedrijven ten behoeve van onderzoek;
  •         accountants en auditors;
  •         onze leveranciers en zakelijke relaties.

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Wanneer het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende maatregelen om de bescherming van uw privacy te waarborgen.

Soms delen wij uw gegevens intern binnen SPF Beheer B.V.

Binnen SPF Beheer kunnen uw (persoons)gegevens worden uitgewisseld tussen de diverse bedrijfsonderdelen van SPF Beheer. Dit geldt voor zover dit binnen de wetgeving is toegestaan. SPF Beheer ziet erop toe dat binnen de verschillende afdelingen de Europese privacy normen worden toegepast. 

De uitwisseling van persoonsgegevens binnen SPF Beheer kan gebeuren met het oog op:

  • de naleving van wettelijke vereisten;
  • de beoordeling voor het sluiten van een contract of uitvoering van een overeenkomst;
  • gecentraliseerd, gecoördineerd of efficiënt beheer van klanten en/of ondersteuning daarvan;
  • studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken maken;
  • de uitoefening en de verdediging van de rechten van SPF Beheer.

Op welke wijze beschermen wij uw persoonlijke informatie?

Onze website en ICT-systemen zijn goed beveiligd. Wij hanteren een informatiebeveiligingsbeleid dat toeziet op de handhaving van technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook sluiten wij duidelijke overeenkomsten met bedrijven die in onze opdracht, met onze doelen en volgens onze aanwijzingen uw gegevens verwerken en gebruiken. 

Correctheid van uw opgegeven persoonsgegevens

Door het verstrekken van uw persoonsgegevens aan de pensioenfondsen en/of Veherex garandeert u dat deze juist en volledig zijn. SPF Beheer ontvangt deze gegevens en kan bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens gepaste maatregelen tegen u nemen. SPF Beheer kan u in dat geval tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites of delen ervan ontzeggen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of wij maken uw gegevens anoniem. Bij het anonimiseren van gegevens verwijderen en/of veranderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u worden gekoppeld. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze bedrijfsvoering, producten en dienstverlening. 

Uw privacy rechten

Uw rechten zijn in de wet geregeld. U mag:

  • uw gegevens bij ons opvragen;
  • uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
  • uw gegevens laten verwijderen; *
  • bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens;
  • uw toestemming intrekken;
  • uw gegevens overdragen;
  • een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
* = Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.

Wilt u gebruik maken van uw rechten?

Mocht u een beroep willen doen op een van bovenstaande rechten dan kunt u contact opnemen met uw pensioenfonds. 

Contactgegevens SPF Beheer en overige informatie

Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben naar aanleiding van de privacyverklaring, neem dan gerust contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van SPF Beheer:

Schriftelijk via:

SPF Beheer

T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming

Postbus 2030
3500 GA Utrecht 

Email via:

privacy@spfbeheer.nl


U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij hebben het recht om dit privacy statement te allen tijde te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de meest recente informatie.

Laatst aangepast: 6 mei 2019