Privacy Statement SPF Beheer

SPF Beheer vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Wij behandelen uw gegevens daarom vertrouwelijk en houden ons aan de bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit betekent dat uw persoonsgegevens door ons met veel aandacht en nauwkeurig worden verwerkt en dat deze gegevens door slechts voor vastgestelde, uitdrukkelijk omschreven en toegestane doeleinden worden gebruikt. 

Wat zijn persoonsgegevens en wat verstaan wij onder verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die tot een bepaalde persoon te herleiden zijn. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, geboortedatum en inlogcode.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan. 

Wie is SPF Beheer?

Onder SPF Beheer wordt verstaan SPF Beheer B.V., gevestigd op de Arthur van Schendelstraat 850, 
3511 ML Utrecht.

SPF Beheer verzorgt de advisering en uitvoering van pensioenen, vermogensbeheer en verschillende aanvullende regelingen voor haar klanten.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

SPF Beheer verwerkt de persoonsgegevens die wij van deelnemers,  pensioenfondsen of werkgevers ontvangen. Dit houdt in dat de pensioenfondsen de doeleinden en middelen bepalen waar wij ons als SPF Beheer aan dienen te houden. Hierbij houden wij ons uiteraard aan de eisen van de wet- en regelgeving. 

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Als u informatie aanvraagt via onze website, een dienst aanvraagt of  telefonisch contact met ons opneemt, dan registreren wij persoonsgegevens van u.  SPF Beheer verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doelen:  

  • Om contact met u te kunnen opnemen;
  • Om u informatie te sturen;
  • Voor de uitvoering van uw pensioenregeling;
  • Voor het aanbieden van verzekeringsovereenkomsten;
  • Voor het verlenen van diensten die samenhangen met beheer en exploitatie van vastgoed.

SPF Beheer verwerkt alleen de noodzakelijke gegevens per doel. Verder gebruiken wij uw persoonlijke gegevens – indien van toepassing – voor fraudebestrijding.

Wat zijn de rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens?

SPF Beheer hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

A. Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden wij een overeenkomst kunnen sluiten.

Voordat wij een overeenkomst sluiten, zijn wij verplicht om bepaalde gegevens te verwerken om te beoordelen of en onder welke voorwaarden de overeenkomst kan worden gesloten.

B. Om uw pensioenregeling te kunnen uitvoeren.

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, verwerken wij uw persoonsgegevens administratief en boekhoudkundig.

C. Om de wet na te kunnen leven

SPF Beheer is vanwege wettelijke bepalingen verplicht om een aantal gegevens van u te verwerken o.a. in het kader van:

  • antiwitwaswetgeving;
  • boekhoudkundige verwerking;
  • de verplichting om rechtmatige vragen van de toezichthouders, waaronder De Nederlandsche Bank, de  Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens te beantwoorden;
  • fiscale verplichtingen;
  • verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- of regelgeving.

 

D. SPF Beheer beschikt over een aantal gerechtvaardigde belangen

SPF Beheer heeft een aantal belangen die noodzakelijk te zijn om als bedrijf te kunnen functioneren, dit noemen wij gerechtvaardigde belangen. Bij deze gerechtvaardigde belangen verwerkt SPF Beheer alleen de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om het betreffende doel te bereiken.

Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt met als doel:

  • om klachten en geschillenen;
  • bedrijfsbeveiliging.

Welke bijzondere persoonsgegevens gebruiken wij?

Gegevens ter identificatie
SPF Beheer is in sommige gevallen verplicht om uw identiteit vast te stellen en te verifiëren. Denkt u hierbij aan bijvoorbeeld het aangaan van een verzekeringsovereenkomst/ huurovereenkomst, o.a. op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Daarom kan SPF Beheer u vragen om een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs. Dit geldt ook als u gebruik wilt maken van specifieke rechten, zoals het recht op inzage in uw gegevens.  

Op welke wijze beschermen wij uw persoonlijke informatie?

SPF Beheer heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 

Uitwisseling van gegevens binnen SPF Beheer

A. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen SPF Beheer B.V.

Binnen SPF Beheer kunnen uw (persoons)gegevens worden uitgewisseld tussen de diverse bedrijfsonderdelen. Uw gegevens worden verwerkt binnen de SPF Beheer B.V., waaronder naast SPF Beheer ook Stichting Fonds Sociale Bijstand valt. Dit geldt voor zover dit binnen de wetgeving is toegestaan.

SPF Beheer ziet erop toe dat binnen de diverse bedrijfsonderdelen de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, wordt binnen SPF Beheer B.V. verwerkersovereenkomsten opgesteld bij het uitwisselen van persoonsgegevens.

De uitwisseling van persoonsgegevens binnen SPF Beheer B.V. kan plaatsvinden bij de naleving van wettelijke vereisten, de beoordeling voor het sluiten van een contract of uitvoering van een overeenkomst.

 B. Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten SPF Beheer

De uitvoering van de dienstverlening kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van uw uitdrukkelijke toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen de pensioenfondsen en SPF Beheer of wanneer SPF Beheer hiervoor een belang heeft om te kunnen functioneren als bedrijf zijnde, ook wel gerechtvaardigd belang genoemd.

 C. SPF Beheer verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel aan derden

SPF Beheer zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op andere wijze commercieel ter beschikking stellen aan derden, anders dan beschreven in deze privacyverklaring. Wanneer wij dit wel doen vragen wij vooraf uw toestemming.

Correctheid van uw opgegeven persoonsgegevens

Door het meedelen van uw persoonsgegevens aan de pensioenfondsen garandeert u dat deze juist en volledig zijn. SPF Beheer ontvangt deze gegevens en kan bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens gepaste maatregelen tegen u nemen, waaronder het tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites of delen ervan ontzeggen.

Bewaren van uw persoonsgegevens

SPF Beheer bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. De pensioenfondsen hebben een bewaartermijnbeleid opgesteld waarin is vastgesteld dat SPF Beheer de persoonsgegevens maximaal 20 jaar mag bewaren.  

Uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens

Bij uw pensioenfonds kunt u gebruik maken met betrekking tot uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens.

Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.

Contactgegevens SPF Beheer en overige informatie

U kunt uw schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:

SPF Beheer

T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming

Postbus 2030
3500 GA Utrecht 

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij hebben het recht om dit privacy statement te allen tijde te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de meest recente informatie.

 

Copyright 01-01-2018, SPF Beheer